• Никакой самодеятельности в сметной исполнительной документации!
Оформляем акты КС-2 в обязательном порядке по установленным формам. Даже в тех случаях, когда заказчик согласен осуществлять расчеты на основании распределения долей затрат по основным конструктивным элементам, комплексам работ и затрат в произвольной степени детализации этапов сдачи-приемки выполненных работ.
Основными первичными документами, на основании которых отражается стоимость выполненных строительных работ, являются акт о приемке выполненных работ (форма N КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3) несмотря на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

• Если объект федеральный (полностью или частично, в том числе и за счет федеральных субсидий регионам) – смету делаем в ФЕР (в редакции 2017 года), индексы только Минстроя России. Если финансирование строительства осуществляется частично или полностью за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета субъектам Российской Федерации (в виде субсидий, субвенций и дотаций), то при определении сметной стоимости и расчетах за выполненные работы необходимо применять Федеральные единичные расценки (ФЕР) и ежеквартальные индексы Минстроя России!

В России много вопросов возникает на стадии использования трансфертов. Необходимо понимать, что для федерального центра трансферты - ЭТО СТАТЬИ РАСХОДОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА, и он стремится к установлению жесткого контроля за целевым использованием выделенных средств.

• Никакой замены материалов и машин, за исключением выведенных за расценку и приведенных с общим кодом (без расширения).

• Акты выполненных работ должны точно дублировать утвержденные сметы (по позициям).

• Особое внимание на затраты по вывозу грунта, объему по отсыпкам и засыпкам и коэффициентам уплотнения, соответствия состава и марок (типов, видов) инертных материалов, бетона, дорогостоящих материалов и оборудования.

• Сомнительные указания вышестоящего начальства – только в форме письменных приказов. Помните - Вы в сметах, как главный бухгалтер.

• Максимум бумажек и обоснований.
Однако, будьте осторожнее с письмами и ответами Госстроя, Минстроя, Федерального агентства, Минрегиона, ФЦЦС и т.п. Многие из них выпускались в качестве адресных ответов на конкретные обращения. Кроме того, довольно много писем разного периода и авторства с диаметрально противоположными ответами. Письмо - это не нормативный правовой акт и оно, как правило, носит информационно-разъяснительный характер.  Если ссылаетесь на письмо - убедитесь, что оно хотя бы было где-то официально депонировано и обнародовано на сайте органа власти или в правовых системах (Кодекс, Гарант и т.п.). Юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов.