Необходимо ли в проектной организации иметь архив?
8 декабря 2017 в 11:00
Является ли для проектной организации применение ГОСТ Р 21.1003 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации" обязательным? Подразумевает ли применение ГОСТ Р 21.1003 обязательное наличие архива в организации? Необходимо ли в проектной организации иметь архив?
В соответствии со статьей 15, часть 1, 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
В соответствии со статьей 13, часть 2, 125-ФЗ организации всего лишь вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Если хранение проектной, рабочей и иной технической документации осуществляется в проектном кабинете сотрудниками отдела выпуска (архив как таковой не предусмотрен), необходимо ли вести регистрацию и учет в соответствии с п.5.2 ГОСТ Р 21.1003?
В случае отсутствия в проектной организации архива является ли обязательным заполнение граф с инвентарным номером, подписью и датой приемки на листах проектной и рабочей документации в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, Приложение Ж (графы 20-22)?
Ответ
Используемые нормативные источники
- Приказ 1182. Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
- Федеральный закон 14-ФЗ. Об обществах с ограниченной ответственностью
- Федеральный закон 125-ФЗ. Об архивном деле в Российской Федерации
- ГОСТ Р 21.1003-2009. Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации
- Перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона 'Технический регламент о безопасности зданий и сооружений'
1. Обязательность хранения документов, образующихся в результате деятельности акционерных обществ (АО) или обществ с ограниченной ответственностью (ООО), в том числе и документов, вошедших в Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», установлена следующими руководящими документами:
Необходимость применения «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», при организации хранения проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений, прямо либо косвенно подтверждается арбитражными судами (например, постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.07.2016 № 13АП-11575/16, постановлением Арбитражного суда Уральского округа от 25.11.2014 № Ф09-10588/13 по делу № А50-9813/2013, постановлением ФАС Северо-Кавказского округа от 19.11.2013 № Ф08-6580/13 по делу № А53-24273/2012).
2. Порядок организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе в АО и ООО, установлен Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.
3. Порядок учета и хранения проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков регламентирован ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации».
ГОСТ Р 21.1003-2009 включён в «Перечень документов в области стандартизации, в результате применения которых на добровольной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений». В случае выявления отсутствия нормативного архивного учёта и хранения документации, предусмотренного ГОСТ Р 21.1003-2009, заказчиком и надзорными органами с большой вероятностью будет поставлен вопрос о несоответствии условий хранения разработанной документации требованиям «Технического регламента о безопасности зданий и сооружений».
Учитывая изложенное, наличие архива в проектной организации является обязательным требованиям правовых актов, его отсутствие будет нарушением действующего законодательства. Работу технического архива (проектной документации) необходимо осуществлять в соответствии с ГОСТ Р 21.1003-2009.