В соответствии с подпунктами «б» и «в» пункта 24.6 Критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, утв. приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707, дополнительным требованием к лабораториям, выполняющим работы по исследованиям (испытаниям) и измерениям в целях обязательного подтверждения (оценки) соответствия, а также к лабораториям, выполняющим работы по исследованиям (испытаниям) и измерениям, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлены требования о наличии аккредитации в национальной системе аккредитации, является наличие в документе (документах) системы менеджмента качества лаборатории системы управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя в том числе:

• систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями для проведения исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений, или принятия решений об отказе в его выдаче;
• правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки хранения в архиве документов (групп документов), правила регистрации документов, поступающих в архив, условия хранения документов.

Прошивка документов необходима для того, чтобы обеспечить их сохранность и/или систематизацию. Прошиваются многостраничные документы. На практике сохранить целостность документов, избежать их случайных потерь необходимо, в частности, при передаче документов на проверку или при архивном хранении (при передаче дел в архив).

Каких-либо специальных правил или инструкций в отношении унифицированного порядка архивирования документов испытательными лабораториями не предусмотрено, поэтому в основе регулирования системы архивирования документов ИЛ лежит законодательство об архивном деле.

Организация обязана обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении документов в упорядоченном состоянии (части 2, 3 статьи 23 Закона № 125-ФЗ). В свою очередь, упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (пункт 17 статьи 3 Закона № 125-ФЗ).

Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Основной единицей учета архивных документов является единица хранения - дело, электронное дело (пункт 3.3 Правил № 526).

При этом оформление дел на бумажном носителе предусматривает (пункт 4.19 Правил № 526):

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела (приложение № 8);
• составление, внутренней описи документов дела (приложение № 27);
• оформление обложки дела (приложение № 28).

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату (пункт 4.20 Правил № 526).

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение № 27), в конце каждого дела — лист-заверитель дела (приложение № 8) (пункт 4.21 Правил № 526).

Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое включает в том числе и подшивку (переплет) дела, то есть листов сгруппированных документов.

Кроме того, в части порядка подшивки документов ориентироваться следует на Методические рекомендации Росархива по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.