Ответы экспертов

Какой документ сейчас нормирует порядок оформления копий документов? Во всех документах раньше указывался ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п.5.26).

Ответ

1. Первоначально установленный срок вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» - 01.06.2017г., приказом  Росстандарта от 25 мая 2017 № 435-ст перенесён на 01.07.2018г.

До этой даты применяется  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и основная масса стандартов, будет применяться на  добровольной основе, и по решению руководства организации он  может использоваться и до официального вступления в силу.

2. В пункте 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дано следующее определение термину «копия документа»:

«копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа».

В «Правилах  делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.06.2009 № 477 приведено несколько другое определение понятия «копия документа»:

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;».

3.  Определения термину «заверенная копия документа», содержащиеся в пункте 3.1.25  ГОСТ Р 7.0.8-2013 и термину «заверенная копия», приведённое в пункте 3.2  Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 в исполнение Постановления Правительства РФ от 16.06.2009 № 477), практически идентичны:

  • «заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость»;
  • «заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу».

4. Юридическую силу в судопроизводстве имеют «надлежащим образом заверенные копии» (см. пункт 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

«Надлежащим образом заверенной копией» могут быть признаны документы:

а) копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований нормативно - правовых актов и стандартов;

б) нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате»;

в) копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ);

г) копии, заверенные должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ)».

5. Кроме Постановления Правительства РФ от 16.06.2009 № 477, действующим нормативно-правовым актом по пункту «а)», регламентирующим порядок заверения и  выдачи  предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, является Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В абзаце 4 пункта 1 Указа № 9779-Х установлено, что верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, а на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

6. В отличие от пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, положения пункта 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016  соответствуют вышеуказанным нормативно-правовым актам, поэтому представляется целесообразным использовать эти положения при оформлении копий документов.

С обзором судебной практики, свидетельствующей о важности юридически правильного оформления копий документов, можно ознакомиться в статье гл. редактора издательства ООО «Бизнес-Арсенал» М.Смольяниновой «Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?».


Комментарии

Что бы оставить комментарий, пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт.